Palembang, 1 Juli 2025 – Empat mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang — Latif Nurakhman, Arsika, Rosita Azaly, dan Yuniar Antika Sari — memulai kegiatan Kerja Praktek (KP) di Bagian Perencanaan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kota Palembang. Serah terima mahasiswa dilakukan di awal Juli 2025 dan menjadi tanda dimulainya program yang dirancang untuk menghubungkan pengetahuan akademis dengan pengalaman langsung di lingkungan pemerintahan.

Fokus utama kegiatan KP ini adalah pada penerapan dan pengelolaan sistem informasi administrasi yang digunakan di instansi pemerintah. Mahasiswa terlibat langsung dalam serangkaian proses kerja yang mengandalkan teknologi informasi, mulai dari pengelolaan data surat masuk dan surat keluar, verifikasi kelengkapan berkas, digitalisasi dokumen, hingga distribusi data ke bagian terkait melalui sistem internal.

Pada tahap pengelolaan surat masuk, mahasiswa mempelajari prosedur penerimaan dokumen fisik, memeriksa kelengkapan data, kemudian melakukan input informasi ke dalam aplikasi pencatatan surat yang digunakan oleh Bagian Perencanaan dan Keuangan. Data yang sudah masuk sistem kemudian diberi label kategori sesuai klasifikasi, seperti surat terkait keuangan, perencanaan program, atau administrasi umum.

Selain itu, mahasiswa juga berperan dalam proses pengarsipan digital. Dokumen fisik yang telah diverifikasi discan dan disimpan dalam basis data dokumen sehingga dapat diakses oleh pejabat atau staf terkait kapan saja tanpa harus mencari arsip fisik. Proses ini tidak hanya meningkatkan efisiensi pencarian data, tetapi juga menjaga keamanan arsip dari risiko kerusakan atau kehilangan.

Kegiatan penting lainnya adalah membantu proses pengelolaan data Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan daerah. Mahasiswa melakukan pemeriksaan kelengkapan data SPJ, memastikan informasi sesuai format yang berlaku, lalu menginput dan mengunggahnya ke sistem. SPJ yang sudah masuk sistem selanjutnya dapat dipantau statusnya oleh pejabat terkait, sehingga proses monitoring menjadi lebih cepat dan transparan.

Selama masa kerja praktik, mahasiswa juga terlibat dalam proses distribusi digital dokumen antarbagian. Dengan memanfaatkan aplikasi internal, dokumen yang sudah diinput dapat dikirim secara elektronik ke bagian lain di Sekretariat Daerah, meminimalkan penggunaan kertas dan mengurangi waktu tunggu distribusi fisik.

Pengalaman ini memberikan wawasan nyata tentang bagaimana sistem informasi terintegrasi mendukung transparansi, akurasi data, dan pengambilan keputusan di lingkungan pemerintahan. Mahasiswa menyadari bahwa pemanfaatan teknologi informasi bukan hanya mempercepat alur kerja, tetapi juga membentuk budaya kerja yang lebih tertib, efisien, dan akuntabel.

Dengan berakhirnya kegiatan KP, para mahasiswa tidak hanya membawa pulang keterampilan teknis seperti pengoperasian aplikasi administrasi, manajemen basis data, dan digitalisasi arsip, tetapi juga pengalaman koordinasi lintas bagian yang akan menjadi modal berharga untuk menghadapi tantangan kerja di era digital.